Momentan umfasst der Archivbestand Dokumente von der Gründung der DGSA im Jahr 1989 bis inkl. dem Jahr 2023. Der Datenbestand wird jährlich ergänzt.
Das Archiv beinhaltet u.a. aus der Vorstandsarbeit
- Gründungsunterlagen
- Protokolle der Vorstandsarbeit
- Protokolle der MItgliederversammlungen
- Protokolle des Sprecher:innenrats
- Programme und vorbereitenden Dokumente zu den Tagungen
- Die halbjährlichen MItteilungen der DGSA (ab 2010 als Newsletter benannt) mit den Berichten aus der Fachgruppen- / und Sektionsarbeit 
- Die Ausgaben der monatlichen Infomail ab 2019
- Unterlagen der Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Flyer, Blogbeiträge, Grußworte, Pressemitteilungen, etc.)
- Stellungnahmen des Vorstands 
- Satzungen und Geschäftsordnungen

Zusätzlich sind im unterschiedlichen Umfang auch Dokumente aus der Arbeit der Fachgruppen und Sektionen enthalten. 

Die DGSA unterstützt die Recherche in ihrem Archiv zum Zwecke von Wissenschaft und Forschung.

Nicht Gegenstand dieser Regelungen sind alle anderen Nutzungen des Archivgutes durch Dritte.

Die DGSA gewährt unter Beachtung des Primärzwecks ihres Archives Zugang zu den Beständen für Zwecke der Wissenschaft und Forschung. Als solche gelten insbesondere Vorhaben mit dem Ziel einer Dissertation (andere wissenschaftliche Abschlussarbeiten ggf. nach Einzelfallprüfung) und andere wissenschaftliche Projekte.

Aus Rücksicht auf schutzwürdige Interessen gelten für den Zugang zu bestimmten Bestandsgruppen jedoch die folgenden Einschränkungen:

• Für Dokumente, die sich auf natürliche Personen beziehen, gelten die Bestimmungen des allgemeinen Persönlichkeitsschutzes und des Datenschutzes. Unter Umständen ist vor der Nutzung die ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen einzuholen.
• Die Bestimmungen des Urheberrechts sind einzuhalten.

Ein Rechtsanspruch auf die Nutzung des Archivguts besteht nicht.

Nutzungsanfragen müssen schriftlich unter Angabe des akademischen Nutzungszwecks und des Themas der wissenschaftlichen Arbeit an den Vorstand der DGSA gerichtet werden.

Im Hinblick auf die Wahrung etwaiger Persönlichkeitsrechte, auf Bestimmungen des Datenschutzes oder auf die Wahrung von Urheber- und Leistungsschutzrechten muss der/die Benutzer*in vor Einsicht in Dokumente des Archivs einen Benutzungsantrag unterzeichnen, in dem sich dieser zur Einhaltung aller die vorgenannten Rechte schützenden Vorschriften verpflichtet.

Das zur Nutzung überlassene Archivgut darf ausschließlich für den beantragten Nutzungszweck verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte ist ausgeschlossen. Zu beachten sind die Bestimmungen des Datenschutzes, bestehende Urheber- und Leistungsschutzrechte sowie die Persönlichkeitsrechte Betroffener (vgl. Ziffer 2.).

Im Falle einer Publikation oder anderweitigen Veröffentlichung sind dem Archiv hiervon kostenfrei und unaufgefordert ein (ggf. elektronisches) Belegexemplar zu übergeben. Der Archivtitel „DGSA-Archiv“ und die Bestandsklassifikation sind anzugeben

Das Archivgut kann benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird. Ein berechtigtes Interesse liegt u.a. vor, wenn mit der Nutzung, wissenschaftliche Zwecke verfolgt werden. Nach dem Abschluss des Forschungsprojekts ist das Archivgut unter Beachtung von Datenschutzfristen sowie Fristen zur Wahrung wissenschaftlicher Integrität von Datenträgern aller beteiligten Forschenden zu löschen.

Der Vorstand der DGSA
Sersheim, 25.06.2024